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时代-ERP Ver5.0简介

2015-11-06 点击:3157
时代-ERP Ver5.0是针对一般工业、商业企业实现企业信息化管理而精心设计的一款计算机管理软件。它是以业务为核心,将企业日常发生的各种业务单据(销售订单、销售单据、收款单据、采购订单、采购单据、付款单据、收发单据、调拨订单、调拨单据),在业务发生的第一时间采集到计算机系统中,计算机系统自动针对所发生的业务单据进行记录、加工和整理,形成企业信息源。计算机系统利用形成的企业信息源支持企业各部门日常业务对信息的需求,同时管理层利用信息源实现对各业务部门的监管,从而实现企业信息化。

本系统采用互联网技术,允许企业将分散各地的分公司、工厂、仓库、销售网点、办事处等分支机构共同纳入管理范围,保证数据的采集与业务的支持和监管是全面、完整的,没有地域的限制,即使企业将分支机构延伸到国外。

一、设计与实现的目标

1、支持企业各部门日常业务

企业各部门日常的每一项业务都需要大量数据的支持才能顺利进行。譬如销售部门执行发货业务时,需要查阅与客户事先签订的订单,了解发货的商品和发货量;需要与仓库管理人员沟通,了解库存中商品是否能满足本次发货的数量;可能还需要与财务部门沟通,了解客户的应收账款余额,确定是否继续发货等等……由此可见,每发生一笔发货业务,都要重复这些信息的沟通过程。在传统管理方式下,这些信息的沟通过程需要在人与人之间进行,将导致以下弊端:浪费企业大量人力成本;工作效率低下;对人的依赖性过高,难免出现误差和错误等等。

时代-ERP Ver5.0彻底改变传统获取信息和数据的模式,各部门管理人员日常业务所需要的信息和数据全部由计算机管理系统提供,不需要向任何人索取,与人方便、与己方便,解放大量劳动力,并且不受时间、地点以及人为因素的限制,保证提供信息和数据服务的及时性、准确性,工作效率得到大幅度提高。

2、支持企业各业务部门之间的联络与沟通

企业各业务部门之间的业务分工各不相同,需要密切协作才能协调一致、有秩序进行,协作的重要载体就是业务单据。譬如销售人员与客户签订的销售订单,需要传递给生产部门安排生产,或传递给供应部门组织货源,或传递给销售部门准备发货;采购部门与供应商签订的采购订单,需要传递给仓库管理员准备验收入库;分散各地的办事处、销售网点的要货申请需要传递给销售部门准备货源和配货,实现销售的销售单据需要传递给销售部门进行统计核算;各业务部门日常发生的业务单据需要传递到财务部门进行记账、统计等等。在传统管理方式下,这些单据需要依靠人与人之间以实物的形式进行传递,或通过传真、快递、电子邮件、电话等方式进行联络与沟通,这些方式将导致以下弊端:需要人工进行发送和接收过程,浪费企业大量人力成本;需要购置通讯设备、纸张等,浪费企业大量物力成本;部门之间若各处异地,传递时间需要数以天计,花费时间成本的同时导致工作效率低下。

时代-ERP Ver5.0允许企业各业务部门在业务发生的第一时间,由当事人将业务单据输入到计算机系统中,单据输入完成的同时,也一次性完成了送达相关部门的传递过程。不论部门间的距离有多远,互联网技术实现了信息的即时传输,极大的加快了业务响应时间,同时为企业节约大量的无谓消耗。

3、自动记账、堵塞管理漏洞、减少人力成本

在企业的日常管理中,每一项业务的发生都要进行相关账目的记录和统计,实现对企业资金、实物的监管。譬如每购进一笔材料或产品,仓库保管人员要逐项登记材料或产品保管账,采购部门要逐项登记应付账款明细账;每一笔材料或产品的出库/入库,仓库保管人员要逐项登记材料或产品保管账;每一笔产品的销售,仓库保管人员要逐项登记产品保管账,销售部门要逐项登记应收账款明细账;每一笔收款或付款业务,相关部门要逐项登记往来明细账等等。在传统管理方式下,这些记账工作都是靠人工来完成的,就是说企业的资金、实物和账簿的登记是一人所为,这种方式最大的问题是失去对企业资金、实物的有效监管。人工记账难免滞后、不准确、遗漏、甚至恶意篡改。恶意篡改账簿,意味着企业资金、实物的流失,这种行为却往往难以发现,这是传统管理方式下企业存在的巨大管理疏漏和盲区。另外人工记账方式还将占用企业员工大量的精力和工作时间,消耗企业大量的人力成本,这是一种极大的浪费。在劳动力成本不断攀升的今天,继续采用这种方式非明智之举。

时代-ERP Ver5.0允许企业各业务部门在业务发生的第一时间,由当事人将业务单据输入到计算机系统中,单据输入完成的同时,也一次性完成了各种账簿的登记以及相关数据报表的统计,并且记录、统计的结果及时、准确,各种账簿和报表在需要的时候由打印机打印输出即可。简言之企业管理人员只负责企业资金和实物的收入和发出,而账簿和报表是由系统自动生成的,实现了企业资金、实物与账簿的分开管理,堵塞管理上存在的漏洞和盲区,使得对企业资产的管理更加缜密和严谨,同时也避免企业管理人员在记账、统计、报表上浪费时间和精力,为企业节约大量人力成本。

4、自动生成各种记账凭证、明细账、总账和财务报表

企业财务人员日常的记账工作通常是首先根据各部门送达的各种业务单据性质,按照记账规则编制记账凭证,然后根据编制的记账凭证登记各种明细账,每月月末要根据登记的明细账,登记各种总账、结转收入、费用、成本和编制财务报表等等。在传统管理方式下,这些工作都是由人工来逐笔登记和核算的,对于一般中型企业,需要35个会计埋头苦干,勉强维系,特别是每到月末、月初期间,更是需要加班、加点,周而复始。财务人员90%以上的时间和精力都花费在无穷无尽的记账、统计、制表等数字处理工作上,这是对人力资源的重大浪费。

时代-ERP Ver5.0的业务单据是在业务发生时,由业务部门在业务发生的第一时间录入到系统当中,财务人员可以借助这些业务单据,自动生成记账凭证,无需人工编制记账凭证。具体步骤是财务人员在接收到原始单据后,首先需要检查是否履行了规定的签字手续,然后核对该原始单据与系统中的对应单据是否一致,在确认正确无误后,点击“记账凭证生成”功能按钮,对应的记账凭证便瞬间生成,记账凭证被确认后,各种明细账、总账都同步生成,各种损益类科目的结转、财务报表也可以在月末由系统自动生成,各种账簿和报表在需要的时候由打印机打印输出即可。由此可见,时代-ERP Ver5.0代替了财务人员编制记账凭证、录入记账凭证、登记各种明细账、总账、编制各种财务报表的数字处理过程,财务人员需要做的是对业务单据的审核和确认过程,是对业务的监督过程,纠正和堵塞各种业务漏洞。同时财务人员可以将更多精力从事财务策划、财务政策、税务政策研究、企业资金的合理运用等更重要的工作,使人力资源得到更合理的运用。

综上所述,时代-ERP Ver5.0是构筑企业信息化管理平台的有力工具,能够及时、准确的记录企业各业务环节的业务数据和信息,并对记录的业务数据和信息及时进行加工和整理,加工和整理的数据和信息服务于企业各业务部门,各业务部门日常业务所需要的数据和信息一律由系统提供。提供数据和信息的方式不受时间和空间的限制,排除人为因素的影响和对人的依赖,使得企业信息的沟通和交流畅通无阻、四通八达;将人从不善于从事的各种记账、制表、统计、核算、单据或指令的传递等繁重的数字计算和处理工作中解脱出来,将这些数字计算和处理工作交给系统或网络来完成;企业资金、实物与账簿分开管理,实现对企业资产的有效监管;给企业员工更多的时间和精力做好本职工作和有创造性的工作,实现企业利益最大化。

时代-ERP Ver5.0为企业提供的不仅仅是一套软件系统,它是为现代企业打造的一套全新的管理模式,是企业得以健康发展的得力助手。

二、时代-ERP Ver5.0与一般企业管理软件之区别

1、事前管理与事后管理

时代-ERP Ver5.0与一般企业管理软件的重要区别是允许企业各业务部门的业务单据在业务发生的第一时间,由业务部门输入电脑,当事双方在打印输出的业务单据上履行签字手续,对单据承担责任,免除手工开票。因而数据的采集是及时和准确的,其核心目的是要保证企业数据或信息的真实性,保持实际业务与企业数据的一致性,因此才能支持企业各业务部门日常业务对数据的需求,以及部门之间的业务沟通与联络,使得企业管理人员在确定每一项业务前,有足够准确的数据和信息的支持,协助企业管理人员进行决策和取舍,属于事前管理范畴。

一般企业管理软件的业务单据往往不是在业务发生的第一时间输入的,而是继续采用手工开票,经过单据的传递过程,需要专门管理人员二次输入。这势必导致数据或信息的滞后、不准确、甚至二次输入出现的输入错误等等,无法保证企业数据和实际业务的一致性。这种方式只能用于对企业数据的跟踪、统计、生成账簿等等,属于事后管理范畴。

事前管理和事后管理具有本质的区别,事前管理是在业务发生前,有足够的数据或信息做支撑,协助企业管理人员做出正确的决策,做到有的放矢,不犯错误或少犯错误,保证企业经营秩序能够按计划、有秩序进行;事后管理是在业务发生前,没有足够的数据或信息做支撑,因此企业管理人员的决策具有一定盲目性,即使出现错误,也只能在事后发现再去纠正,所以难免有不断出现错误不断纠正错误的现象发生,必然导致企业经营秩序的混乱,甚至致使企业付出惨重代价。所以在管理方式的选择上需要企业经营者慎重考虑。

2、支持远程、异地办公模式

时代-ERP Ver5.0采用互联网技术(Web Service),数据访问采用的是B/S架构,支持远程、异地办公模式,甚至家庭办公,这对于分散办公的企业尤为方便和实用。譬如企业的公司总部设在市内,而企业的工厂或仓库远在市郊、市外或省外,营销网点、经销商、办事处等办事机构遍布全国各地等等,不论企业有多少分支机构,相互距离有多远,丝毫不会影响各业务部门间的数据或信息交流和沟通。对企业资金、实物的监管,就如同在同一间办公室办公一样。

三、业务、财务业务流程图


四、业务单据样张及使用要求

      控制企业生产与经营按计划、有秩序进行,时刻监督控制企业物资和资金的变动,是实现企业信息化的重要目标。为此系统设置了以下单据作为企业数据采集点:销售订单、销售单据、收款单据、采购订单、采购单据、付款单据、收发单据、调拨订单、调拨单据、记账凭证。
      为了确保企业数据的准确性、及时性,要求这些单据在业务发生时,由当事人在第一时间输入电脑,并由电脑打印输出相应单据,双方当事人在单据上签字确认,对单据内容承担责任,取消手工开票。由此形成的资料将是动态的、准确的,满足各业务部门日常业务对数据的需求。同时实现了管理层对企业经营的动态监管。
      单据样张:

1、采购订单


2、采购单据


3、付款单据


4、销售订单


5、销售单据


6、收款单据


7、收发单据


8、调拨订单


9、调拨单据


10、记账凭证



五、服务器与一般硬件设备

      服务器是企业信息或数据集中存储、加工的数据中心,由于时代-ERP Ver5.0采用的是互联网网络结构,因此服务器选择有两种方式。

1、自备服务器
      对于一般中型以上规模企业或业务数据量较大企业,建议选择这种方式。自备服务器的优点在于可以将服务器和企业内部局域网(内网)直接连接,数据传输速度快,网络稳定性高,不受互联网(外网)网速和稳定性影响,缺点是企业需要购入服务器及配套设备,投入一般在2万元以上。

2、租用云服务器 
       对于一般小型及以下规模企业或业务数据量较小企业,建议选择这种方式。这种方式的企业数据是存储在云服务器而不在企业,企业仅需具备一般硬件设备和上网条件即可使用。优点是费用较低,租赁费用包含在软件维护费中,根据数据量大小计算,一般每年在1千元左右,缺点是受到互联网(外网)网速和稳定性影响,但对于一般小规模企业完全能够满足需要。
      一般硬件设备包括个人电脑、票据打印机、激光打印机以及条码打印机、条码扫描仪、手机,对于个人电脑和票据打印机没有特殊要求,能够正常使用即可,根据企业实际业务配备;激光打印机用于打印输出各种账、表使用,一般共享使用一台即可;条码打印机、条码扫描仪根据企业货物收入、发出量和频繁程度选择配备;手机在线查询为企业高层选择配备。


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2015-11-6