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企业信息化在塑料软包装加工业的应用

2015-11-11 点击:2753

    近些年来,企业信息化在我国的各行各业取得迅猛发展。短短几年时间,信息化已经使得一些传统行业面临前所未有的挑战和冲击,“网购”在肆无忌惮的侵占传统商业市场份额,“余额宝”等互联网金融产品使得传统银行业受到冷落等等,这是因为互联网能够方便的为人们检索信息、利用信息所带来的便利所致。 

    企业信息化对于塑料软包装加工业也必然会带来质的飞跃,个别企业已经开始了采用企业信息化手段进行企业管理,达到甚至超过了预期的效果,告别了不堪回首的昨天,不亚于告别自行车换乘宝马的改变。但大部分企业还处于探索和犹豫阶段,可能是因为还没找到适合的软件,或许还没了解清楚企业信息化在企业管理中的必要性,能带来哪些实惠,如何实施,难度有多大等原因,但也不乏有些企业仍认为企业信息化是口号而已或赶时髦,满足于自然形成的、传统的管理模式,继续高枕无忧。

一、实现企业信息化的必要性 

    从塑料软包装加工企业信息流的复杂性可以清楚看出实现企业信息化的必要性。 

    企业信息流是指企业从业务开始到业务结束所要经过的各业务节点形成的轨迹。塑料软包装加工企业信息流需要经过的业务节点为接受订单、下达生产指令(作业票)、排产指令、材料采购、材料领用、4~7个加工工序(“吹膜”、“印刷”、“复合”、“熟化”、“分切”、“制袋”、“后整理”等)、加工入库、工时分配、质量奖罚、销售出库、销售发票、销售回款、采购发票、付款、财务核算等平均至少20个节点。

    每个节点的信息处理必须经过信息采集、整理、沟通三个过程。所谓信息采集是指各业务节点开具的单据、生产记录或下达的各种指令的过程;信息整理是指针对开具的单据、生产记录等进行记账、统计、计算的过程;信息沟通是指各业务节点之间的信息传达和联络过程,指挥或协调各业务节点的正常工作。

    企业生产的每一批次的产品,不论是在产品的加工前、加工中和加工后,必须经过企业信息流的支持和维护才能顺利完成,都要平均经过20×3=60次的信息采集、整理、沟通过程。在整个企业运营中,企业信息流承担着指挥员、联络员和后勤保障作用,离开信息流的支持,企业的一切业务活动都将无法正常进行。因此企业信息流在企业经营活动中担负重要的责任,承担的工作量占有相当大的份额,企业产能不仅仅取决于加工制造能力,还取决于企业信息流的承载能力,企业信息流的速度和质量直接影响企业运营的速度、质量和效率。 

    塑料软包装加工业产品品种多,订单繁杂、产量大、生产工序复杂,核算复杂是企业信息流压力的重要原因。

    一个中等规模的塑料软包装加工企业一般需要服务几十或数百个客户群体。客户不同、用途不同所生产的产品及规格也各不相同。产品种类由服务客户的多少来决定,产品种类一般多达数百种甚至更多。每年生产软包装成品三千多吨,数亿个塑料包装袋,每天有10多吨成品袋出厂,而每个客户每个批次产品的订货量一般都不多,少则几千个,因此同时可能有数十或上百个产品在线生产。塑料软包装产品一般要经过“吹膜”、“印刷”、“复合”、“熟化”、“分切”、“制袋”、“后整理”等多达七道工序加工过程,而且各产品一般不能按工序顺序执行,而是由生产调度根据各产品在各工序的加工进度穿插进行,指挥、协调如此庞大的生产规模和复杂的加工过程,保证生产秩序有条不紊的进行,保证产品交期,这是人力难以承受的,长此以往,必然引起企业疲劳综合症。

    塑料软包装加工企业为了调动企业员工的生产积极性和提高产品质量和成品率,针对一线生产工人大多采取计件工资或产量工资的核算办法和质量奖罚核算办法,由于塑料软包装加工业的产量巨大、品种繁多,计件工资或产量工资的核算工作量也相当巨大,而其质量奖罚的核算办法更有其独特的复杂性,导致数据整理工作异常繁重。

    产量工资的核算需要针对每个生产作业(单一产品,在单一工序,在单一班组的作业)取得的产量工资,按加工工人技术熟练程度,分配到生产班组中参与加工的每一位工人的人头上,按平均每天生产10种产品,有50位工人参与生产,平均经历5个加工工序,那么每天仅产量工资就需要计算的工作量是10×50×5=2500次。

    了解中发现某些企业为了简化核算办法,产量工资采用平均分配的方式,就是所谓的大锅饭,这是不得已而为之的办法。因为大锅饭的分配方式是极其不公平的,不能调动工人的积极性,反而会挫伤工人的积极性。技术熟练程度高或资历高的工人会产生抵触情绪,技术熟练程度低或资历低的工人会产生依赖情绪,干多干少、干好干坏都一样,必然导致出工不出力、偷懒耍滑现象形成风气。

    质量奖罚是企业提高产品质量和减少废品的重要手段。普遍来说塑料软包装加工企业的产品利润率很低,主要靠加大产量来换取利润,产品加工过程中质量控制不严格或废品率过高,都可能导致某一订单白干甚至亏本。当班工人为了逃避质量处罚,经常出现隐瞒或私自丢弃废品和废料,企业在无奈情况下,在车间内外安装许多摄像头,但还是不能从根本上杜绝此类现象的发生,因为摄像头也有死角,时常出现大量废品和废料被丢弃,无从查处。企业产生的废品和废料基本上不能再回收利用,这将导致企业的直接经济损失。据了解有些企业每年因为废品和废料导致经济损失少则几十万,高则数百万,数目惊人。

    质量奖罚的核算过程比较复杂,各班次发生的废品,不仅仅要核算当班发生的废品,还要包括其后各工序在加工过程中检出的废品,只有当某产品生产结束后,各班次发生的废品才会被完整的归集到原工序当班的班组。由此可见,核算每一份生产作业的成品率,需要找出其后各工序相关的生产记录,然后进行汇总核算。不难想象采用人工核算方式需要花费多大的人力、物力,况且核算结果的正确与否,无从考证。

    据了解有些企业为了核算车间生产的产量工资和质量奖罚,专门成立核算部门,使用5、6个人专门从事核算工作,假使按5人计算,每个人的月平均工资和各种福利为2000元,那么每月的支出至少为1万元,每年支出至少为12万。

    传统的企业信息流完全依赖于人工组建,通过人工记录采集信息,通过人脑和双手整理信息,通过双腿步行或电话沟通、传达信息,这种依靠大脑、双手、双脚组建的信息流的承载能力和速度是极其有限的。这是作坊式的做法,不能适应规模化和产业化,必然出现企业人力、物力资源浪费严重,投入产出不成比例,企业发展迟缓。

    一个企业很像一个人的身体,企业信息流就像人体中流淌的血液,人体的所有器官都需要充足血液的供给才能充满活力,某个部位发生阻塞或供应不足,都可能引起某个部位失灵甚至坏死,以至于引发全身心的疲惫和病痛,影响人的生存质量。

    近十几年来,由于市场需求的增加,塑料软包装行业得以迅猛发展。稍具规模的企业都是从数百万产值发展到现在的近亿或数亿,年产能从数百吨发展到现在的数千吨,产能增加了10几倍甚至更多。为了增加产能,企业在设备、厂房、技术、材料等硬件上都进行了大手笔的投入。但是很多企业却忽视了产能的增加对企业信息流承载能力需求的增加,出现了生产经营秩序混乱、生产效率低下、缺乏凝聚力和战斗力、业主和员工倍感疲倦、企业发展动力不足等现象出现。这是企业的信息流承载能力不足,导致企业各业务节点之间的沟通、协调能力不够所引起的综合症,这是企业发展遗留的欠账。据了解企业年营业额在5000万以下,这种现象还不明显,当超过5000万以上,这种现象就凸现出来,并且愈演愈烈,成为企业发展的瓶颈,甚至限制或制约了企业的进步和发展,因此当企业发展到一定程度,企业信息化是必须解决的问题。

二、实现企业信息化的实质 

    实现企业信息化的实质是引入计算机管理系统参与企业管理,增加企业信息流承载能力,分担人类不擅长或不能胜任的工作,以至于造成企业信息流的阻塞或供应不足,盘活企业人力、物力资源,使得企业更具生命力。

    企业信息流的承载能力取决于企业信息采集、整理、沟通的能力,信息采集、整理、沟通任务在人类和计算机管理系统之间的合理分工尤为关键。信息采集是指企业各业务节点日常发生的业务信息的取得过程,在信息采集过程中人类所承担的分工是对所发生业务的鉴别并承担相应责任,这是人类所擅长的也是必须担负的责任;信息整理是指对企业各业务节点所需信息的检索、计算和统计等,比如制作生产日报、周报、月报、统计、核算等等,这一过程完全交给计算机来完成,这是计算机管理系统所擅长的、也是值得信赖的,在这一方面计算机要胜过人千万倍;信息沟通是指对企业各业务节点间信息或指令的传达过程,这一过程也是交给计算机来完成,各部门包括车间、工序间所传递的信息或指令都是通过计算机系统来传达和取得,不需要人工步行送达、电话或面对面沟通,比如生产作业票、生产记录的传递等等,这种沟通方式的优势在于不受时间、空间的限制,随时下达、随时到达,不失真且责任分明。

    概括来说,引入计算机管理系统参与企业管理,人类仅承担信息采集任务,即对所发生业务承担鉴别责任和对所输入业务单据或指令的准确性承担责任,将人类从最不擅长和最艰苦的工作中解脱出来,做人类最擅长或最应该从事的工作,彻底摆脱或避免了记录、记账、统计、核算、步行索取或传达的过程;计算机管理系统承担的是信息整理和沟通任务,无论是企业管理层,还是企业车间层,无论何时、何地,所要行使的信息或指令均下达给计算机管理系统,执行部门所要接受的信息和指令也均取自于计算机管理系统,并且没有限制、没有等待、不失真,增强了企业信息流的承载能力和质量,即使企业产能增加1020倍,也不必担心企业管理上会出现吃力或混乱的问题发生。实质上,这是对企业管理责任和任务的优化和再分工,也是对企业资源的优化配置。

    企业信息化简化了企业信息采集、整理、沟通的过程,降低了企业对于人的依赖程度,特别是对于某些重要的业务环节,不会因为人的素质、情绪或人员变动受到太大的影响,因为人在整个信息处理过程中,人仅承担数据采集的责任,仅此而已,不必因为人员的变动带走任何信息或技能,影响企业的正常工作或培养新人花费更多的时间和精力。

三、时代-ERP在企业信息化中的应用 

    时代-ERP设计的目标就是允许企业将各个业务节点发生的业务以单据、票据或指令等形式在业务发生时由当事人输入到计算机管理系统中(构成企业信息流),并打印出相应单据,履行签字手续,对所发生的业务承担责任(保证信息流的准确性),取代手工开票。计算机管理系统会针对即时取得的单据进行自动的分类和整理,各部门、车间、工序甚至是设备所要执行的工作或任务依照信息流的指示开始工作,比如销售部门今天需要给哪些客户发货?是否可以发货?生产调度如何安排生产?各机台现在需要做什么?熟化室中哪些在产品已经熟化完成?车间各工序生产进度?材料、成品库库存如何?各客户、供应商的往来款怎样?……,仅此而已,在信息采集、整理、沟通过程中,人仅承担数据采集任务,计算机管理系统承担信息整理、沟通任务;取消一切手工记录、记账、统计、核算、报表等等工作,解放大批劳动力、企业员工劳动强度大大降低、解除企业疲劳综合症,使得企业员工的工作更加轻松愉快,企业发展更健康、顺利。

    时代-ERP构筑的企业信息流涵盖了企业信息流的全过程,贯穿了企业从接受销售订单、下达生产指令(作业票)、排产指令、材料采购、材料领用、4~7个加工工序(“吹膜”、“印刷”、“复合”、“熟化”、“分切”、“制袋”、“后整理”等多达七道工序)、加工入库、工时分配、质量奖罚、销售出库、销售发票、销售回款、采购发票、付款、财务核算的所有节点,形成了信息流的闭环结构,保证信息流无盲区,同时保证信息流的动态性和即时性,就是说企业信息流能够时时反映企业真实的业务和实物,为企业协调、调度企业的人力、物力资源提供充足的、可靠的信息资源。

    时代-ERP(专业版)Ver3.0是专门针对塑料软包装加工业设计的企业信息化管理系统,主要的信息采集节点如下表所述:

使用部门

单据类型

业务分工与描述

销售部门

销售订单

    与客户签订销售合同时,由指定人员输入,指示生产部按期生产,销售部按期发货。

 

销售单据

    在销售发货时,由直接责任输入,成品库保管员依据销售单据付货,产品库存动态减少,基于销售的应收账款增加。 
    系统同步产生销售码单、货运单据。

 

销售发票

    需要为客户开具发票时,由责任人输入,基于发票的应收账款增加。

 

收款单据

    当收到客户回款时,由责任人输入,应收账款自动减少。

采购部门

采购订单

    与供应商签订材料采购合同时,由当事人输入,指示采购部门按期到货。

 

采购单据

    在材料采购到货时,由当事人输入,材料库保管员依据采购单据验收入库,材料库存增加,基于采购的应付账款增加。
    系统同步产生货运单据。

 

采购发票

    收到供应商开具发票时,由责任人输入,基于发票的应付账款增加。

 

付款单据

    当需要为供应商付款时,由责任人输入,应付账款自动减少。

生产部门

生产计划单据

    接到销售订单后,由指定人员根据产品交期和企业产能,下达生产计划,指示技术部门下达生产指令。

 

生产指令

    技术部门指定人员根据生产计划,下达生产指令,指示各工序加工产品的工艺、材质、规格、材料需求、合格品率等参数,指示车间各工序按要求加工产品。
    在下达材料需求时,可以即时查看所需材料的库存,若材料不足,需及时与材料供应部门沟通,避免影响生产。
    代替人工开具生产指令(作业票),人工逐个机台送达生产指令(作业票)过程。

 

排产指令

    生产调度根据生产指令和目前车间各工序的加工进度,指示各加工工序、机台的加工顺序。
    生产调度可以随时了解各产品在各工序的加工进度,随时对排产指令的加工顺序进行调整,不必下到车间,查看生产记录,统计生产进度,下达排产通知单。

 

生产作业单据

    车间加工各班组针对排产指令指示的加工顺序、生产指令指示的加工要求,由当班组长即时输入加工过程中的装料、完工在产品、卸料、废品和班组成员信息,动态反映生产进度,使得生产调度与车间生产形成互动;为核算人员进行工时分配、质量奖罚提供基础资料。
    各加工班组无需人工填写生产记录过程。
    每一份作业单据作业结束时,系统自动根据作业单据的装料重量、完工在产品重量、卸料重量、废品重量进行试算平衡,彻底杜绝隐瞒或丢弃废品、废料,逃避质量处罚的现象发生。

 

工时分配单据

    根据车间输入的生产作业单据的产量、企业规定的产量基数,系统自动生成工时分配单据,核算人员仅需对单据进行确认。

 

质量奖罚单据

    针对车间输入的生产作业单据标示产品的材质、计算单价、产量、各工序检出的废品集合计算出合格品率,根据生产指令规定的标准合格品率,系统自动生成质量奖罚单据,核算人员仅需对单据进行确认。

材料、成品库

材料收发单据

    当车间发生领料或退料业务时,由材料库保管员根据生产指令规定的材料需求即时输入,材料库存动态增减。

 

产品收发单据

    当成品库接收到成品车间送达的产成品时,由成品库保管员即时输入,产品库存动态增加。

财务部

记账凭证

    业务与财务实现一体化,财务部门根据各业务部门输入的采购发票、销售发票、收款单据、付款单据,可以自动生成记账凭证,财务人员仅需对记账凭证进行确认,记账凭证生成率达95%以上。
    记账凭证输入完成后,财务部门所需的各类总账、明细账、往来账、财务报表等同步产生,无需人工记账。

 

固定资产卡片

    记录企业的固定资产信息,可以自动进行固定资产计提折旧,自动生成固定资产台账,无需人工记账。

  
    
    〖生产作业单据〗是针对车间生产作业设计的信息采集工具,一般是由车间生产班组长负责输入的,在系统设计时充分考虑车间工人可能学历较低、年龄偏大、素质偏低等情况,采用条形码扫描方式输入,因此简单、准确、方便。〖生产作业单据〗输入的主要内容是各班组加工某产品或在产品所涉及的装料重量、数量;完工在产品重量、数量;卸料重量、数量;废品重量、数量,原材料从仓库领出时,由仓库保管员针对每一基本包装单位材料打印出唯一的条形码标签粘贴在材料外包装上,当车间工人输入〖生产作业单据〗的装料、卸料或废品时,只需扫描材料外包装粘贴的条形码即可,生产班组长每加工完成一卷或箱在产品或产成品时,可以从系统中自动取得唯一的条形码并打印输出,然后粘贴在在产品或产成品的最外侧(成品工序可以直接打印合格证),供以后工序输入〖生产作业单据〗的装料、卸料或废品时使用,如此循环往复,直到成品工序完成最终产品。当成品库保管员接收到车间送达的产成品时,仓库保管员可以使用条码扫描设备逐一扫描产成品外包装粘贴的合格证上的条形码进行〖产品收发单据〗的录入,最终完成产品入库工作。

    〖生产作业单据〗采集的信息来自于企业的生产车间,是信息源的末端,是构成闭环信息流的关键节点,并且是即时、动态的,因而使得企业信息系统能够发挥更大的威力。

    1、技术或工艺部门下达的〖生产指令〗信息可以直接传达到生产一线,无需人工开具各工序的生产作业票,无需人工送达生产作业票到各机台。

    2、生产调度可以动态了解各产品在各工序的加工进度,随时下达或调整〖排产指令〗,指挥、调度各机台的加工顺序,无需人工在各机台之间奔走,查阅生产记录、统计生产进度、下达排产指令。

    3、每一份〖生产作业单据〗作业结束时,系统自动根据〖生产作业单据〗的装料重量、完工在产品重量、卸料重量、废品重量进行试算平衡,彻底杜绝隐瞒或丢弃废品、废料,逃避质量处罚的现象发生。 

    4、针对每一份〖生产作业单据〗,系统可以自动归集形成〖工时分配单据〗,核算人员仅需指定产量基数和点击【确认】按钮,系统会自动将产量工时分配到生产班组成员头上,整个过程最多一分钟而已。企业员工可以随时查看当月的产量工资所得。

    5、针对每一份〖生产作业单据〗,系统可以自动归集形成〖质量奖罚单据〗,核算人员仅需点击【确认】按钮,系统会自动将质量奖罚结果分配到生产班组成员头上,整个过程最多一分钟而已。企业员工可以随时查看当月的质量奖罚金额所得。

    针对〖工时分配单据〗和〖质量奖罚单据〗的核算,企业仅配备一、二名核算人员足矣。

    时代-ERP支持互联网操作,管理人员完全可以在远程、异地操作,特别是对于生产调度,即使下班回家,也不影响对于车间生产的调度、指挥。

四、企业信息化的实施过程 

    目前来说,实现企业信息化的条件已经很成熟和充分,只要选择适合软件产品,配备必要的硬件和网络,经过二、三个月针对操作人员的培训和磨合,一般来说就可以顺利运行。

    针对塑料软包装加工业的硬件要求只需最基本的配置,一般来说目前管理层所使用的电脑和打印机完全可以利用,车间层和原材料仓库、成品库需要适当配备电脑、条码打印机和普通针式打印机。对于一般中型企业,年产值在一亿左右的企业,需要配备1~2万左右级别的品牌服务器足够,包括网络等费用,一般来说追加硬件投资为5~10万之间。 

    软件费用依据企业规模和业务复杂程度确定,一般来说仓库以上管理层部分属于通用部分,不需要改动,装机即用。对于车间和核算层各企业有些许区别,需要按企业实际需求适当调整,调整量的大小和费用的计算,依据企业与现有产品的差异协商确定。

    企业信息化是企业未来的必由之路,一朝投资,终身受益,早投资,早受益。我们所提供的企业信息化产品不仅仅是一套软件,而是一套全新的企业管理体系和方法,使得企业人力、物力得到合理运用,避免跑冤枉路、干冤枉活,造成企业资源的重大浪费,突破企业管理瓶颈,使得企业的发展更轻松、健康、稳健。

    我们将竭诚为塑料软包装加工业的企业服务,在此预祝您和您的企业未来更美好。
                                                                                                                  
                                                                      联系人:付先生    电话:13940978735